Kỹ năng giải quyết vấn đề và phương pháp rèn luyện hiệu quả

Trong quá trình học tập và làm việc, kỹ năng giải quyết vấn đề vô cùng quan trọng. Đây còn là một kỹ năng bắt buộc phải có đối với một người quản lý cấp cao. Nếu bạn chưa biết kỹ năng giải quyết vấn đề là gì, những nhân tố ảnh hưởng đến kỹ năng giải quyết vấn đề thì đừng bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề là một loại kỹ năng mềm có khả năng xử lý, giải quyết một hoặc nhiều vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Kỹ năng này bao gồm nhiều phương pháp, cách thức để tìm ra giải pháp giải quyết cho một hay nhiều vấn đề. Kỹ năng mềm này được ứng dụng rất nhiều vào cuộc sống hàng ngày, giúp đảm bảo và cải thiện chất lượng cuộc sống của bạn một cách hiệu quả.

Tầm quan trọng kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong cuộc sống, việc phát sinh những tình huống bất ngờ rất thường hay xảy ra, chính vì vậy mỗi người đều nên tích lũy kỹ năng giải quyết vấn đề cho chính bản thân mình. Khi có bất cứ vấn đề nào xảy ra, bạn cũng cần chủ động để ứng phó nó.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn giữ bình tĩnh khi có những sự cố đột ngột phát sinh không như mong muốn. Thay vì hoảng loạn, bối rối, hãy bình tĩnh suy nghĩ, xem xét cẩn thận mọi khía cạnh của vấn đề để đưa ra hướng giải quyết hợp lý nhất.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn có khả năng phân tích và phán đoán tình huống được tốt hơn. Người sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề thích hành động, luôn tự tin và luôn tích cực. Nhờ vậy mà bạn trở nên nhạy bén với mọi vấn đề và tích lũy cho bản thân được nhiều kinh nghiệm trong quá trình làm việc và học tập.

Những Kỹ năng cần có khi giải quyết vấn đề

– Kỹ năng quản lý rủi ro: Mỗi vấn đề xảy ra sẽ mang đến một số rủi ro nhất định. Bạn cần xác định được những sự cố có thể xảy ra và lập kế hoạch dự phòng cho tình huống xấu nhất. Điều đó giúp giảm thiểu tổn thất cho dự án, hay lớn hơn là thiệt hại cho công ty, doanh nghiệp. Vậy nên nếu như bạn là người không có kỹ năng quản lý rủi ro thì sẽ rất khó có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt.

– Kỹ năng ra quyết định: Khi giải quyết vấn đề, bạn và đồng đội của mình sẽ phải tìm ra rất nhiều hướng xử lý khác nhau. Tuy nhiên đến cuối cùng, chỉ có một cách giải quyết tốt nhất được chọn. Vậy nên, kỹ năng quyết định của người lãnh đạo ngay lúc này là rất quan trọng. Vì nếu chọn sai thì bạn sẽ phải quay lại để kiểm tra xem quy trình sai ở đâu và khắc phục.

– Khả năng tin cậy: Khi giải quyết vấn đề bạn cần phải tin tưởng vào những thông tin mà mình hoặc thành viên trong nhóm đã tìm được trước đó, hay tin vào những lập luận mà bản thân đã đưa ra. Khả năng tin cậy quyết định đến kỹ năng ra quyết định trong quá trình giải quyết vấn đề

– Kỹ năng giao tiếp (lắng nghe): Trước khi giải quyết bạn cần phải lắng nghe xem những người xung quanh cảm thấy vấn đề đó như thế nào, có những vướng mắc gì. Và sau khi giải quyết vấn đề thì cần phải truyền đạt lại cho những người liên quan như thế nào. Vì vậy, việc sở hữu kỹ năng giao tiếp trong khi quá trình giải quyết vấn đề là rất cần thiết. Vấn đề được xử lý tốt như thế nào đi chăng nữa mà cách truyền tải lại không đúng rất dễ khiến cho người xung quanh cảm thấy không hài lòng, đôi khi dễ gây ra hiểu lầm và mâu thuẫn.

– Kỹ năng nghiên cứu: Sau khi xác định được vấn đề, để giải quyết bạn cần phải nghiên cứu kỹ những sự việc liên quan để có hướng xử lý tốt nhất, phòng tránh những thiếu xót không cần thiết.

– Kỹ năng phân tích: Khi giải quyết vấn đề việc bạn biết cách phân tích vấn đề, tìm kiếm nguyên nhân. Do đó, kỹ năng phân tích là cần thiết và quan trọng, nó giúp việc xử lý các vấn đề được tốt nhất.

Quy trình giải quyết vấn đề hiệu quả

Nhìn nhận vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau

Để đưa ra hướng giải quyết vấn đề được chính xác nhất, bạn cần phải nhìn nhận và phân tích vấn đề đó trước. Xem xét vấn đề ở nhiều khía cạnh nhất có thể, từ đó bạn sẽ biết được mình sẽ làm gì để xử lý vấn đề đang xảy ra.

Nếu vấn đề này thật sự quan trọng và ảnh hưởng đến toàn bộ dự án bạn đang đảm nhận, cần phải giải quyết ngay thì bạn cần nhanh chóng triển khai giải quyết. Ngược lại, nếu thấy vấn đề đó không cần thiết thì bạn không nên lãng phí thời gian và công sức. Ưu tiên thời gian và công sức cho những vấn đề quan trọng.

Tìm hiểu nguồn gốc và phân tích khách quan

Xem nguồn gốc xảy ra vấn đề là từ đâu, xuất hiện từ khi nào, sau đó phân tích vấn đề thật khách quan. Biết rõ nguyên nhân vấn đề xảy ra thì bạn sẽ có được những kết quả chính xác nhất.

Khi giải quyết vấn đề cần có cái nhìn khách quan để nhìn rõ tình hình chung, đừng chỉ nhìn từ góc nhìn phiến diện của bản thân. Đồng thời, việc tìm hiểu nguồn gốc và phân tích này nên được thực hiện cẩn thận, không nên gấp gáp, không nên tiếp thu vấn đề từ 1 phía nào đó, có cái nhìn tổng thể để có được hướng giải quyết phù hợp. Đôi khi sự việc bạn nhìn thấy không hẳn đã là chính xác 100%.

Xác định người chịu trách nhiệm chính

Khi đã hiểu biết được nguyên nhân vấn đề đến từ đâu và có cái nhìn đa chiều về nó, bạn cần xác định được người nên chịu trách nhiệm chính cho vấn đề này giúp công việc được xử lý một cách tốt nhất. Tránh trường hợp, ai cũng có thể tham gia vào việc giải quyết vấn đề, dẫn đến xảy ra những mâu thuẫn không đáng có và khiến sự cố ngày càng thêm nghiêm trọng, ai cũng muốn chứng tỏ bản thân là người quan trọng hoặc ngược lại là ai cũng muốn lảng tránh không dám đứng ra nhận trách nhiệm.

Đánh giá và chọn lựa giải pháp phù hợp

Chọn giải pháp sai sẽ khiến vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn. Hãy liệt kê ra tất cả các cách giải quyết vấn đề, đánh giá mức độ thành công của từng hướng giải quyết, cuối cùng mới đến chọn giải pháp phù hợp nhất. Đây là bước rất quan trọng, vậy nên bạn cần cẩn trọng khi chọn lựa hướng giải quyết. Cần dành thời gian để nhìn nhận kỹ mức độ thành công của giải pháp, không nên quá vội vàng trong việc chọn giải pháp.

Thực thi giải pháp đã chọn

Phần lớn các vấn đề xảy ra cần phải được xử lý càng nhanh càng tốt, để tránh những hệ lụy không đáng có trong quá trình lâu dài. Đây được xem là bước quyết định việc vấn đề có được giải quyết hay không. Nếu các bước trên đã làm rất tốt nhưng đến bước thực thi giải pháp lại không tuân theo thì sẽ xảy ra những vấn đề khác. Đồng thời, người thực hiện cũng phải chủ động để xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Theo dõi và đánh giá kết quả hành động

Khi đã giải quyết xong vấn đề, bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình thực hiện. Nếu vấn đề được giải quyết tốt đẹp thì bạn vừa thành công trong việc xử lý vấn đề. Ngược lại, nếu hướng giải quyết sai thì trong quá trình theo dõi đánh giá bạn cũng sẽ có phương án khắc phục kịp thời.

Xem thêm:

Bộ câu hỏi phỏng vấn kế toán thường gặp

Nguyên tắc IDEAL trong kỹ năng giải quyết vấn đề

Nguyên tắc IDEAL là một nguyên tắc giải quyết vấn đề được nhiều người sử dụng. IDEAL là nguyên tắc do Bransford và Stein viết ra trong cuốn sách The Ideal Problem Solver được xuất bản năm 1984. Nguyên tắc này được sử dụng giải quyết vấn đề trong nhiều lĩnh vực như công nghiệp, giáo dục,... IDEAL giúp mỗi người tự thiết lập được cho mình một quy trình giải quyết vấn đề phù hợp với từng vấn đề của từng người khác nhau. Những người biết đến nguyên tắc IDEAL và biết cách vận dụng nói thường sẽ tiếp cận các vấn đề xảy ra một cách tự tin hơn.

IDEAL là viết tắt của 5 chữ Identify, Define, Explore, Anticipate and Action, Look and Learn.

Nhận thức vấn đề (Identify the problem)

Bạn sẽ không thể giải quyết được vấn đề nếu không biết được có vấn để đang diễn ra. Thông qua lời nói, cử chỉ, hành vi của một người bạn có thể xác định được vấn đề mà người đó đang gặp phải.

Xác định nguyên nhân (Define an outcome)

Bước tiếp theo trong nguyên tắc IDEAL là xác định nguyên nhân. Biết được nguyên nhân nghĩa là bạn có được mục tiêu khi giải quyết vấn đề. Từ đó, bạn sẽ biết được mình nên làm gì tiếp theo để phù hợp với vấn đề đang gặp phải.

Tìm chiến lược khả thi (Explore possible strategies)

Khi đã biết nguyên nhân, mục tiêu mong muốn sau khi giải quyết vấn đề là gì bạn có thể suy nghĩ đến các chiến lược, các giải pháp khả thi. Ở bước này bạn nên tìm ra nhiều giải pháp phù hợp với vấn đề, phù hợp với đối tượng. Tất cả các giải pháp đều phải được xem xét để chọn ra giải pháp tối ưu nhất.

Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề (Anticipate Outcomes and Action)

Khi đã xác định được nguyên nhân, tìm ra được giải pháp bạn có thể bắt đầu giải quyết vấn đề gặp phải. Từ những giải pháp, chiến lược khả thi ở trên bạn sẽ chọn ra giải pháp phù hợp nhất để có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra từ ban đầu. Lên kế hoạch cho giải pháp đó và bắt đầu tiến hành theo kế hoạch.

Nhìn lại và học hỏi (Look and Learn)

Sau khi giải quyết vấn đề, bạn nên theo dõi, đánh giá và rút kinh nghiệm cho những vấn đề tương tự hoặc các vấn đề khác phát sinh về sau. Cũng như việc theo dõi sẽ giúp bạn có thể xử lý ngay những tình huống khác phát sinh trong khi giải quyết vấn đề.

Cách cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề

- Xác định điểm yếu của bản thân: Ai cũng có điểm yếu, việc nhìn nhận điểm yếu của bản thân bạn sẽ cải thiện được nó. Khi đã xác định được điểm yếu của mình cũng chính là bạn đã bắt đầu giải quyết vấn đề cho bản thân.

- Tích lũy kiến thức về ngành/lĩnh vực phụ trách: Việc tích lũy kiến thức sẽ giúp bạn tự tin hơn với những gì bản thân hiện có. Đặc biệt, kiến thức mà bạn sở hữu có thể giúp tìm được nhiều hướng giải quyết đúng đắn cho vấn đề và xử lý chúng được triệt để, tốt nhất.

- Thường xuyên xây dựng tình huống và luyện tập: Vấn đề thường sẽ xuất hiện bất cứ lúc nào và không báo trước. Chính vì vậy, bạn phải luôn tạo ra cơ hội để luyện tập hiệu quả khả năng xử lý vấn đề. Việc tự xây dựng tình huống và luyện tập thường xuyên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi giải quyết một vấn đề cả trong công việc lẫn cuộc sống.

- Luôn ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề: Việc làm đúng quy trình sẽ giúp bạn có được kết quả như mong muốn. Ngược lại, nếu đi sai quy trình bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí kết quả mang lại có thể rất tệ.

- Tìm kiếm cơ hội giải quyết vấn đề: Bạn nên tự đặt bản thân vào những tình huống giả tưởng, sau đó tìm hước khắc phục. Việc tạo cơ hội cho bản thân giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn xử lý tốt hơn khi vấn đề thực sự xảy ra.

- Quan sát và học hỏi từ mọi người xung quanh: Học hỏi từ người khác cũng là một cách để bạn rèn luyện và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của mình. Nắm bắt mọi cơ hội xử lý tình huống để nâng cao kỹ năng.

Kỹ năng giải quyết vấn đề trong tuyển dụng

Nổi bật kỹ năng trong CV xin việc

Đưa kỹ năng giải quyết vấn đề vào phần kỹ năng mềm trong CV. Việc đưa ra những hoạt động mà bạn ứng dụng kỹ năng này để vượt qua những thách thức trong việc học tập, đời sống sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy ấn tượng.

Đây là một kỹ năng vô cùng cần thiết đối với tất cả mọi người trong công việc. Vì vậy, với những người chưa có kinh nghiệm, những tình huống bạn có sử dụng kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Ghi ấn tượng trong buổi phỏng vấn

Trong buổi phỏng vấn, khi nhà tuyển dụng đề cập đến kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn nên trình bày thật mạch lạc nguyên nhân vấn đề, quy trình giải quyết và kết quả. Sau đó, có thể nhà tuyển dụng sẽ đưa ra cho bạn một tình huống để bạn giải quyết, hãy dựa vào kinh nghiệm của bản thân và tìm hướng giải quyết phù hợp.

Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng rất thường xuyên sử dụng những câu hỏi phỏng vấn hành vi. Vì vậy, bạn nên tìm hiểu để ứng dụng nguyên tắc STAR vào buổi phỏng vấn của mình. Nguyên tắc STAR sẽ giúp bạn bình tĩnh khi trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng.

Trong đó, STAR là viết tắt của Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), Result (Kết quả). Giải thích đơn giản, nguyên tắc STAR là mô tả câu chuyện, nguyên nhân vấn đề, trình bày chi tiết quan trọng, hướng giải quyết, những bước đã thực hiện và kết quả sau khi giải quyết vấn đề đó.

Xem thêm:

Cách viết CV và phỏng vấn của nghề Điều Dưỡng

Các câu hỏi phỏng vấn thường gặp của kỹ năng giải quyết vấn đề

Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi thường gặp dưới đây để chuẩn bị cho mình câu trả lời tốt nhất.

- Bạn giải quyết áp lực bằng cách nào?

- Khi khách hàng giận dữ, bạn sẽ làm gì để giải quyết?

- Bạn xử lý như thế nào khi công việc vào phút chót có sự thay đổi?

- Bạn và sếp bất đồng ý kiến, bạn sẽ làm gì?

- Bạn đã bao giờ phát hiện và giải quyết vấn đề ngay khi vừa mới bắt tay vào tiến hành hay chưa?

- Tình huống nào bạn đã giải quyết vấn đề một cách trơn tru.

- Bạn đã bao giờ phải giải quyết, xử lý vấn đề khi đang gặp khủng hoảng.

Nguồn tham khảo: 

• https://www.indeed.com/career-advice/problem-solving-skills
• https://targetjobs.co.uk/problem-solving-the-mark-of-an-independent-employee
• https://www.thebalancecareers.com/problem-solving-skills-with-examples-2063764